Administración en NOTIN .EVO

[Características generales] [Gestión de asuntos de la Notaría] [Minutación] [Escrituras] [Pólizas] [Facturas] [Conceptos] [Protestos] [Agenda de firmas] [Legitimaciones] [Trámite de Escrituras] [Contabilidad] [Generación automática de documentos] [Notaría digital]

Características generales

El manejo del programa es sencillo, completamente intuitivo y en un entorno gráfico de ventanas de agradable utilización.

Está desarrollado bajo el estándar más importante: Microsoft Windows®, Microsoft Visual C®, Microsoft Visual Basic®, Microsoft Word® y Microsoft SQL Server®. Apoyándonos en productos del líder en tecnología microinformática, aseguramos el futuro de nuestros sistemas.

Se adapta a cualquier tipo de notaría, independientemente de su tamaño o distribución de trabajo.

Gestiona inteligentemente la introducción de datos.

Trabaja hasta con un máximo de nueve notarios y de más de 10.000 operaciones por Notario.

Gestiona posibles comunidades de bienes, sociedades civiles y mercantiles entre notarios.

Permite compartir programa entre notarios aunque sean de distinta plaza, colegio y/o comunidad.

Presenta tres tipos de contabilidades a elegir:

Amigo del usuario

Elimina menús y caminos de entrada o salida, que obliguen al usuario a tener que dejar un proceso para comenzar otro, en general presenta un sencillo e intuitivo manejo.

No sólo permite poder trabajar simultáneamente en cualquier ficha, - escrituras, pólizas, facturas, protestos, etc.-, sino que además, éstas pueden pertenecer a cualquiera de los notarios. Así podremos estar redactando al mismo tiempo una escritura, imprimiendo una factura de un notario y anotando gastos del trámite de una escritura de otro.

Alterna entre notarios con sólo pulsar una tecla.

Los miles de documentos almacenados ya no son problema, los ordena automáticamente, se seleccionan según su contenido y es posible visualizarlos sin tener que editarlos para comprobar si es el que efectivamente estamos buscando.

Permite introducir comentarios, autor y palabras clave sobre el documento, con búsquedas por estos ítems, por fecha de creación, revisión, por cualquier palabra o frase contenida en el texto.

Procesa automáticamente el documento para generar un modelo, introduciéndolo en su carpeta correspondiente.

No tendremos que preocuparnos por el nombre de un documento, ya que lo genera por sí solo atendiendo al tipo de operación y al cliente, evitando repeticiones.

A la firma de la escritura, el documento queda automáticamente protocolizado con su número, en la carpeta del año correspondiente, incorporando todos sus documentos unidos.

Ayuda al usuario, realizando propuestas de lo que éste desea introducir, examina los datos y los testea automáticamente, consiguiendo uniformidad en la integración de la información, y evitando repeticiones. Un ejemplo: introducción de los clientes al redactar la escritura y su trato administrativo.

Automatiza los procesos sencillos pero repetitivos. Un ejemplo: encontrar el nombre que se desea dar a un documento, comentándolo y almacenarlo para que exista orden y concierto en los datos introducidos.

Consigue una rápida recuperación de datos. Por ejemplo: encontrar una escritura conociendo cualquier compareciente que intervino, la referencia catastral de la finca, el concepto, el tipo de objeto, autor, etc.

Permite en los momentos de mucho trabajo, introducir solamente aquellos datos necesarios para que el proceso administrativo de la escritura continúe, pudiendo posteriormente proceder a su conclusión. Ejemplo: Durante el horario de firma, interesa minutar la escritura, facturarla y cobrarla tras el acto, dejando para otro momento, la introducción de los comparecientes restantes, fincas, activos financieros, etc.

El programa conoce los datos de obligada cumplimentación y guía al usuario para que los introduzca.

En su versión más básica incorpora funcionalidades como:

•  Todos los códigos postales de las poblaciones españolas y de sus vías.

•  Calles de las principales ciudades y comunidades autónomas de España

•  Registros de la propiedad y mercantiles de España, junto con sus teléfonos.

•  Todos los objetos, categorías, estados civiles, regímenes matrimoniales, regímenes especiales, códigos de direcciones de Hacienda, etc.

Aprendizaje y puesta en marcha

Con la adquisición del sistema, se incluye la instalación, personalización y formación.

Incorpora un sistema de ayuda inteligente, que no sólo le indicará al usuario cómo debe de realizar una acción determinada, sino que, si el usuario lo desea, lo simulará indicando paso a paso qué acciones realiza y el por qué de las mismas.

El programa permite un aprendizaje gradual, posibilitando el manejo desde el primer día y evita la perdida de productividad en el periodo de adaptación al nuevo sistema.

Existen múltiples líneas telefónicas de servicio ONLINE con un amplio horario, a disposición de los usuarios donde pueden realizar cualquier tipo de consulta.

Nuestro exclusivo sistema de tele-mantenimiento nos permite solucionar la mayoría de actualizaciones o posibles incidencias en cuestión de minutos.

Posee códigos de introducción rápida acelerar la entrada de datos.

Realiza un tratamiento inteligente en los procesos, avisando al usuario de posibles incongruencias.

Posee un registro de incidencias en el que informa de todos los posibles errores cruzados al imprimir informes, con una novedosa comprobación inteligente para el Índice Único Notarial.

Permite incorporar la información de cualquier otro programa para Notarías del mercado.

Nuestra dispersión geográfica y empresas colaboradoras hacen que cerca de su despacho se encuentre un técnico nuestro para atenderle.

El Notario podrá indicar los días en los que no se firma, y el sistema evitará que se realicen citaciones para ese día, advirtiendo a los oficiales en el caso en caso de que pretendan realizarlas.

Ofrece, un planing de firmas para el día, así como del tipo de firma y de los datos de los clientes.

Protege y codifica los datos electrónicamente contra copia y perdidas accidentales.

Quedan asignados derechos de prioridad y uso a cada usuario según su función en la Notaría.

Gabinete de apoyo NOTIN .NET

Nuestro servicio va mas allá de la simple instalación y formación en el manejo de un programa.

Nuestro gabinete de apoyo , formado por técnicos y con el inestimable apoyo de Notarios y oficiales de Notaría, haciendo uso del servicio de mensajería directa, guían a los usuarios de NOTIN .NET , permitiendo que puedan:

•  Recibir con prontitud aquellas informaciones interesantes que puedan afectar al desarrollo de nuestra actividad y periódicamente las novedades que puedan sernos útiles.

•  Plantear, vía mensajería directa, cualquier duda, sugerencia, incidencia o posible anomalía encontrada en nuestro propio sistema, pudiendo seleccionar el departamento más adecuado al que deseamos enviar nuestra petición.

•  Conocer la opinión de otros oficiales sobre la manera de codificar, minutar o facturar una determinada operación.

•  Plantear cuestiones legales sobre cualquier tema.

•  Servir de guía para extraer de la forma más práctica posible información financiero/fiscal.

•  Obtener el informe administrativo o contable que realmente buscamos.

•  Acceder a un foro de discusión sobre temas Notariales entre nuestros clientes.

•  Disponer de una base de datos de modelos de escrituras , ya confeccionados para su uso inmediato, incorporarse a nuestro sistema con una sola pulsación de ratón y permanentemente actualizados y firmados digitalmente.

•  Usar la mensajería directa para enviar documentos básicos, recibiendo posteriormente, el modelo creado para su utilización directa.

•  Recibir ayuda en la creación de mailing a clientes

•  Usar adecuadamente el avanzado sistema de fidelización de clientes.

Protección global de información

En un entorno multiusuario, hay muchas situaciones que hacen necesario emplear medidas de seguridad para su base de datos.

La seguridad es un elemento importante a tener en cuenta en la Notaría , y no cumplir con las directrices marcadas puede en determinadas situaciones conllevar graves consecuencias.

Todos nuestras estructuras, almacenamientos y sistemas se encuentran homologados para cumplir con la Ley Organica de Proteccion de Datos (LOPD).

NOTIN .EVO establece sus directrices de seguridad a tres niveles:

Seguridad con accesos autorizados a nivel de usuario

Existe un "administrador de la base de datos" o súper usuario que es el único que puede asignar claves de acceso y prioridades al resto de los usuarios.

Cada usuario solo podrá acceder a los módulos para los que se encuentra autorizado.

Permitiremos que un determinado usuario visualice información, pero que no pueda modificarla.

Un ejemplo de acceso restringido: podemos visualizar una matriz firmada, copiar su información para usarla en la creación de otra escritura, pero no podemos modificarla.

Gestión de claves y contraseñas personales, así como del súper usuario.

Seguridad contra robo o acceso indebido a la información .

Encriptación automática de las bases de datos que las hacen ilegibles, aún en el caso de sustracción o difusión accidental de los datos fuera de la Notaría.

Protección mediante clave contra acceso indebido (voluntario o accidental).

Seguridad contra perdida física de información.

DN suministra un sistema automatizado de copias de seguridad que se realizan periódicamente y son semanalmente comprobadas y verificadas por nuestro gabinete de apoyo, procediendo a la corrección y actualización en el caso de que fuera necesario.

Hay un conjunto de copias de seguridad externas que permiten guardar en soporte físico la información de la Notaría y poder guardar en lugar seguro ante desastres de fuerza mayor.

Gestión de asuntos de la Notaría

Potente módulo que le permitirá una mejor distribución del trabajo entre los empleados, ya que facilita la toma de datos por cualquier persona, con absoluto control de los documentos aportados, fecha de entrada y oficial encargado de la redacción.

Con sólo introducir el nombre del cliente obtendremos instantáneamente toda la información de que disponga la Notaría sobre él:

•  Escrituras en las que ha participado y pendientes de firma.

•  Escrituras que tiene pendientes de firma y facturas adeudadas.

•  Intervenciones en la Notaría adeudadas.

•  Tramitaciones en curso y pendientes de retirar de un cliente.

Permite realizar presupuestos e imprimirlos para su entrega a los clientes.

Localizaremos un asunto por el nombre del cliente , la operación a realizar o el oficial encargado de realizar la escritura, pudiendo editar el documento con una sencilla indicación.

El Notario tiene un listado de todas las firmas pendientes y datos sobre la salida, si la hay.

Realiza la impresión de una Hoja de Citación de firma en la que indica a los clientes la hora de la cita y los documentos que deberán de aportar.  

Minutación

Ofrece una amplia base de conceptos con la minutación vigente.

Podrá minutar operaciones de acuerdo al Arancel Notarial vigente, coexistiendo a la vez operaciones de cuantía, sin ella, sujetas a IVA, exentas, con reducción o sin ella, etc. El programa "conoce" qué operaciones son de cuantía, a cuales se aplica reducción y aquellas que están sujetas a IVA, calculando la cuenta automáticamente y permitiendo su modificación libremente.

Minutar indicando del total de folios, los que pertenecen a cada operación, con el fin de que si participan varios clientes en los gastos, cada uno abone lo que le corresponda, y que, en el caso de que coexistan conceptos con reducción y sin reducción en los folios, se les aplique o no el número exacto e éstos.

Minutar una o varias operaciones sin sujeción a I.V.A., pudiendo añadir gastos sujetos o no a I.V.A.

Minutar segundas copias, operaciones por lotes y de coste fijo.

Personalizar minutaciones, modificar el resultado, añadir legitimaciones, testimonios, salidas, gastos extras, etc. y definir cantidades fijas a cobrar por concepto.

Modificar los aranceles predefinidos y minutar con distinto número de folios en matriz y copias.

A nivel del desglose de honorarios podrá:

Separar los honorarios correspondientes a cada cliente (según su intervención y forma de pago).

Añadir e indicar en todos los conceptos y suplidos que desee, pudiendo incluso obtener al final del trimestre gráficos estadísticos sobre su uso y resultados.

Indicar solamente la base, IVA, retención y suplidos. Imprimir varios tipos de facturas, desde las más sencilla hasta la más completa.  

Escrituras

Podrá introducir cualquier Escritura, independientemente de su complejidad, permitiendo ilimitadas operaciones, partícipes y objetos.

Minuta automáticamente de acuerdo al Arancel Notarial, pudiendo modificar libremente tanto éste como el resultado de la minutación.

Emite partes de testamento y actas de declaración de herederos.

Imprime etiquetas para las carpetas, con control inteligente del texto.

Imprime los modelos 600, 650 y 651, y se integra con aplicativos desarrollados por comunidades autónomas para el aprovechamiento de la información ya introducida.

Emite recibo de pago y de retención practicada por el cliente.

Registra el día y la hora de retirada de la escritura, y la persona o gestoría que la retira, imprimiendo recibo para que lo firme el cliente.

Se encuentra asociado el documento directamente que contiene la matriz.

Permite copiar, borrar, buscar ,duplicar y cambiar el número de protocolo de una escritura.

Permite asignar una Escritura a un cliente fijo de la Notaría aunque no comparezca en ella, para su posterior localización, seguimiento y liquidación en grupo.

Incorpora un registro de observaciones en el que podemos anotar cualquier dato que creamos conveniente. 

Permite indicar si la escritura está sujeta a un turno de compensación, pudiendo llevar todos los turnos que deseemos.

Pólizas

Módulo de avanzado diseño capaz de soportar un alto volumen de trabajo, que además permite trabajar con registro de entrada de documentos.

Podrá introducir cualquier tipo de operación de Póliza, pudiendo configurar el tipo de minuta, modificar la cuenta posterior, realizar intervenciones parciales y crédito E-Not@rio.

Permite gestionar el número de Asiento de varias formas distintas para adaptarse al funcionamiento de trabajo específico de la Notaría. Se pueden crear números BIS.

Incorpora gestión de número de indubitadas y generación automática de diligencias.

Controla expedientes, entradas, salidas, emite recibos y cartas adicionales.

Puede emitir Notas de Gastos sencillas o múltiples agrupadas por oficina. Permite posteriormente abonos parciales o totales de la cuenta de débito.

Dispone de tratamiento por oficinas, para posterior búsqueda, liquidación, emisión de cartas y cobros automáticos en la cuenta contable indicada.

Imprime distintos informes estadísticos y de control, por fechas, notario, oficina, entidad, vencimiento, clase, cuantía de la base, etc.

Emite recibo de pago y de retención practicada por el cliente.

Podemos registrar y modificar el día de formalización de la Póliza , renumerando asientos.

Permite copiar, borrar, buscar, duplicar y cambiar el número de asiento de la póliza.

Incorpora un registro de observaciones en el que podemos anotar cualquier dato que creamos conveniente y un registro de salidas especiales.

Presenta una facturación versátil compartida con escrituras o completamente independiente.

Crea la diligencia y cierre de la póliza según los intervinientes.

Permite la digitalización de la póliza y proceder a su posterior impresión en hojas indubitadas.

Facturas

Podremos realizar varios tipos de facturación atendiendo a si deseamos una sola serie o varias y a si deseamos que el número de factura coincida o no con el número de protocolo.

Emite facturas en tres formatos distintos y puede imprimir varias copias de las mismas.

Está provisto de un modelo detallado de factura de escritura que desglosa totalmente la minuta.

Realiza facturas parciales, generándolas automáticamente, aun en los casos más complicados. Por ejemplo: una escritura de varias operaciones en la que los gastos sean compartidos por varios partícipes y cada uno de ellos abone su parte correspondiente en cada una de las operaciones, pudiendo asignarle a un cliente el pago total de una operación, un porcentaje de otra e indicándole que en una tercera, se abona según Ley.

Podremos minutar y emitir libremente una factura de segundas copias, de servicios profesionales, de turno de compensación, abonos especiales, etc.

Permite varios sistemas inteligentes de condonación de facturas.

Gestiona cobros, crea y borra facturas, encargándose el sistema de reparar cualquier tipo de anomalía, como el salto en la numeración al borrar, duplicidad de números, etc.

Realiza seguimiento de deudores y morosos, imprime varias tipos de cartas personalizadas de aviso y recupera el automáticamente el IVA de todas aquellas facturas consideradas como fallidas.

Podrá realizar estudios globales o por series de factura independientes.

Podrá emitir una factura parcial con formato sencillo, recibos de cobro y certificados de retención. 

Control de Fincas y Activos Financieros

Los inmuebles, muebles, activos financieros, entidades y derechos, pueden ser almacenados para su posterior recuperación, controlando datos como situación, fecha de adquisición, transferencia, régimen especial, valor catastral, etc.  

El modelo 198 (Activos financieros) se genera directamente a partir de los datos introducidos en la escritura o la póliza.

Conceptos

Se acompañan todos los conceptos oficiales del CGN para escrituras y pólizas, pudiendo el usuario añadir los que desee, completándoles características como si están sujetos a I.V.A., Plusvalía, Catastro, Transmisiones, número habitual de partícipes y folios, etc. 

Protestos

Permite la llevanza de Protocolo especial de Protestos, o su inclusión en el Protocolo general.

Realiza la minutación y facturación. Esta puede ser individualizada o agrupada.

Indica todos los protestos pendientes de facturar a un determinado cliente, permitiendo facturarlos todos o realizar una selección.

Admite protestos BIS y calcula la retención automáticamente, si se aplica.

Se pueden copiar, borrar, duplicar y localizar por cualquier dato.  

Agenda de firmas

Idóneo para Notarías con un alto volumen de operaciones.

Permite asignar horario de firmas, periodo normal de firma, prioridades y comentarios.

Gestiona la citación de firmas, evitando aglomeraciones en horas puntas. Se puede asignar la hora de comienzo y fin de firma en la mañana y en la tarde. Permite definir el tiempo de firma.

En el caso de despachos compartidos, estudia la ocupación del notario que menos ocupación tiene en el periodo.

Podemos indicar fiestas locales e indicar los días en los que no firmará un notario en concreto.

Organiza salidas, indicando horario, dirección y persona de contacto.

La asignación de la firma se realiza directamente desde la propia escritura o documento.

Existen informes por periodo, notario y prioridad.

Legitimaciones

Permite introducir legitimaciones para la generación del libro oficial

Realiza facturación individual de las deseadas.

Se pueden copiar, borrar, duplicar y localizar por cualquier dato.

Es posible digitalizar la legitimación mediante escáner, realizando el cierre y autenticación en el propio sistema gráfico, pudiendo imprimir y memorizar la legitimación al completo.

Se encuentra integrada con la base de datos de DNI/NIE para la identificación de clientes.

Trámite de escrituras

Si el trámite de escrituras lo lleva la propia notaría:

Puede gestionar la tramitación a través del notario o notarios, o bien mediante terceras personas o sociedades relacionadas con la notaría.

Permite llevar un trámite por protocolo, varios de un mismo protocolo, o un solo trámite de varios.

Controla los movimientos de provisión de fondos y gastos con fechas de entrada y salida.

Realiza un presupuesto global y automáticamente la provisión a pedir al cliente.

Emite recibo de provisión, de devolución, petición de provisión y finalización de trámite.

Controla y avisa de las posibles incongruencias entre provisiones, devoluciones y gastos.

Muestra todas las escrituras que se encuentran en un registro, delegación de Hacienda, etc. determinados, y entregados antes de una fecha concreta.

Permite llevar gastos ilimitados por trámite y emite liquidación de trámite.

Permite llevar los Honorarios de Notaría como un gasto adicional del trámite, para presentar una liquidación al cliente de la operación completa.

Genera recibo o factura del trámite según parámetros predeterminados.

Gestiona aquellas escrituras que van a entrar en multa en Hacienda o registros.

Permite asignar cuentas de bancos especiales para tramites, o compartir las cuentas de la notaría, realizando siempre un cuadre a la peseta de los movimientos de tramite, ya sea individual o conjuntamente con la cuenta de notaría.

Permite una relación de escrituras entregadas en hacienda y los ayuntamientos para su reclamo.

Con una sola pulsación de tecla calcula la devolución del trámite, abona la factura de trámite, pudiendo, Si se desea, generar, imprimir y dar por cobrada, la factura de los honorarios de escritura.

Lleva un control exhaustivo de gastos y provisiones, contabilizándolo en caja o en el banco en el que se ingresa o emite el talón.

Permite obtener los gastos accesorios de la Notaría que pertenecen exclusivamente al trámite. -Taxi, papel, etc. para control de los gastos reales de la gestión de trámite.

Emite el libro oficial de provisiones y suplidos, diario de movimientos exclusivo de trámite y un informe de ingresos brutos de trámite.

Imprime carta de presentación de títulos, edictos y subsanaciones en el registro.

Controla y emite relación de las escrituras en Registros y calcula los aranceles registrales.

  Si el trámite lo llevan gestorías:

Permite anotar provisiones y gastos por trámite.

Emite informe de Escrituras retiradas y de liquidación por gestorías.

  Si el trámite lo llevan Sociedades Paralelas:

Toda la facturación de trámite la realizará automáticamente la sociedad, y serán adjuntadas a esta los gastos derivados de la tramitación.

Se obtienen todos los informes fiscales y contables para gestión de la sociedad. 

Contabilidad

Con el ánimo de satisfacer las distintas necesidades en este campo, hemos incluÍdo dos tipos distintos de contabilidad: una sencilla , específica para notarías, que permite gestionar ingresos y gastos rápida y cómodamente, y una profesional , para despachos que disponen de personal con conocimientos contables o asesores externos, permitiendo regularizaciones, auditorías, etc., generándose, eso si, todo automáticamente a partir de la contabilidad específica.

Entre las distintas personalizaciones que permite la contabilidad, no solo encontrará la adecuada a su notaría, sino que conocerá nuevas y sencillas formas de corregir aquellos problemas anteriores que pueden existir en sus flujos internos de dinero.

Es posible manejar una sola caja global, o manejar varias cajas según departamentos. Pueden existir cajas diferenciadas para escrituras, pólizas y tramitación.

Independientemente del tipo de contabilidad aplicada, la utilidad cuadre de caja permite controlar todas las partidas y saldos de cajas o bancos, respetando en cualquier caso la codificación básica de una contabilidad por partida doble.

Generación de los ingresos

Todos los ingresos son generados automáticamente al pulsar un botón en la escritura, póliza, protesto, trámite, facturas, etc.

Permite controlar todos los movimientos de dinero y papel generados en la Notaría.

Se pueden borrar, añadir y modificar los ingresos, encargándose el sistema en todo momento de mantener la consistencia de los datos.

Se distinguen los ingresos de escrituras, pólizas, protestos, trámite, legitimaciones y trabajos profesionales, pudiendo solicitar información específica de cada uno de ellos.

Introducción de gastos y movimientos de dinero

Introducción asistida de gastos, para evitar cualquier tipo de error, por desconocimiento o fallo.

Permite añadir cuentas instantáneamente, guiando siempre al usuario para evitar errores.

Introducción asistida de movimientos de bancos e inversiones, bienes amortizables, amortización periódica e impresión de libro oficial.

Se contemplan gastos generales del tipo:

•  Compra de material.

•  Reparaciones.

•  Transportes.

•  Servicios bancarios.

•  Impuestos sobre beneficios.

•  Pago de retenciones.

•  Retirada de dinero.

•  Gastos particulares deducibles.

•  Alquileres.

•  Servicios profesionales.

•  Seguros.
- Luz, agua, etc.
- Pago de nóminas.
- Pago de seguros sociales.
- Gastos no deducibles.

Se pueden realizar cuadres de las cuentas de la Notaría y de las cuentas de trámite indistintamente, o aunar los dos tipos de cuentas para obtener un cuadre contable global.

Acumula los saldos de las cuentas desde el último cuadre realizado.

Se pueden definir movimientos internos de dinero entre departamentos de la Notaría para evitar la doble imposición contable.

Asignación de gastos e ingresos

Se pueden crear imputaciones de gastos, de manera que podremos obtener automáticamente información del tipo de :

Gastos e ingresos personales por notario aplicando al Balance general de la Notaría.

Gastos e ingresos asociados, por ejemplo, a la tramitación de escrituras y su calculo automático de porcentajes por oficial, persona física o sociedad que realice trabajos para la Notaría.

Porcentajes de oficiales sobre cualquier tipo de ingresos y liquidaciones de gestorías, etc.

Cálculo de compensaciones entre notarios.

 Cuadre de caja

Podemos obtener el cuadre de caja, e incluso imprimir todos los movimientos de ingresos y gastos del periodo deseado. Así como el saldo de cualquier cuenta de banco, para ser cotejado con los extractos remitidos por el propio banco.

Es posible realizar estudios de movimientos por cuentas individuales o conjuntamente.

Dispone de opciones de punteo individual.

Podemos realizar el cuadre todos los días, acumulando si lo desea, los saldos de días anteriores y de las cuentas que desee. Imprimir los cuadres de caja en papel.

Cuadrar la caja de trámite conjuntamente con el de notaría o los dos por separado.

Añadir o excluir los movimientos anteriores de trámite.

Contabilidad estándar por partida doble

Además de llevar un completo control de sus libros Mayor y Diario, dispone de:

•  Introducción manual de asientos contables.

•  Gráficos estadísticos mensuales de cada cuenta.

•  Gestión completa de Libros de I.V.A.

•  Gestión completa de cartera de cobros y pagos con control total de vencimientos.

•  Previsiones de Tesorería.

•  Obtención de Balances de Situación y cuentas de Pérdidas y Ganancias entre fechas.

•  Exportación de todos los informes generados por pantalla a otras aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.

•  Simulaciones de cierres contables.

•  Consolidación de contabilidades.

•  Obtención de las cuentas anuales en el nuevo formato del Registro Mercantil.

•  Podrá insertar, duplicar, modificar y borrar a su antojo los dados de contabilidad.

•  Herramienta para realizar un estudio sobre los distintos tipos de ingresos y gastos en la Notaría.

Así se obtendrán independientemente los ingresos por series de la Notaría ( Escrituras, Protestos, Legitimaciones, Trámites y Profesionales ), pudiendo a cada serie individualmente asignarle las partidas de gastos que deseemos, como por ejemplo, al trámite, todos aquellos gastos que sean propios del mismo.

El líquido de cada partida se podrá a su vez repartir en los porcentajes deseados, obteniéndose así el cálculo del porcentaje por Notario u oficial.

Se pueden realizar liquidaciones entre Notarios, teniendo en cuenta aquellos gastos y/o pagos personales realizados en la Notaría a su nombre.

Generación automática de documentos

Es nuestra creación más novedosa: proporciona un medio rápido y limpio para crear escrituras, aprovechando el cien por cien de la información conocida.

El sistema genera por sí solo las escrituras más comunes, proporcionando al usuario un documento muy avanzado en el resto de casos.

¿Cómo se utiliza?

1.- Se crea una ficha de seguimiento de la escritura, en la que se introducen los datos que se conocen de los otorgantes y de la operación -esta ficha es útil también para la obtención de presupuestos, para el control de citaciones y documentación aportada por los interesados-.

2.- Se genera la Escritura:

A. Si es fija -testamento, poderes, constitución de sociedad, etc.-, existen modelos inteligentes que completan prácticamente la escritura.

B. Si es variable -hipoteca de banco, modelo de ventas de edificio, etc.-, la escritura copiará el modelo, desarrollará todos los datos conocidos de la ficha de seguimiento y la ofrecerá al usuario para que la complete.

C. Podrá generar una escritura sin modelo, la cual incorporará los datos que se extraen de la ficha de seguimiento, realizando posteriormente la redacción a nuestro libre albedrío.

D. Podrá generar la escritura teniendo como modelo cualquier otra realizada en la Notaría, pero serán modificados automáticamente todos los datos variables que haya introducido, tales como los comparecientes, intervenciones, descripción de fincas, etc., para crear la nueva.

E. Podrá en la escritura o modelo, hacer referencia a variables, las cuales tomarán el valor correspondiente dependiendo del tipo de escritura y de sus comparecientes.

Ejemplo: podemos decir que TRANSMITENTE vende a ADQUIRENTE, y en la generación, dichas variables serán sustituidas por el el/los Adquirente/s que se han introducido en la ficha de seguimiento de la escritura teniendo en cuenta el sexo de estos y su condición de singular o plural.

3.- Si es necesario, se aplica el desarrollo automático de escritura, para evitar la repetición de los mismos datos por todo el documento, tener que indicar los folios en que se extiende, comprobar si existe espacio en último folio para las firmas, etc.

4.- Se imprime la matriz, y la firma de la escritura, el documento queda protocolizado y archivado definitivamente.

5.- Indicamos al sistema cuántas copias simples y autorizadas deseamos; para cuándo, y el programa se encarga de su completa realización.

  ¿Qué no tendremos que hacer?

Recordar el nombre del modelo exacto que necesitamos para la escritura.

Buscar datos sobre clientes que hayan otorgado antes en la Notaría.

Buscar intervenciones de sociedades o de un apoderado de un banco o caja.

Buscar la descripción de una finca si conocemos su referencia registral o catastral, o el antiguo propietario.

Buscar la escritura que dejamos incompleta la semana pasada.

Tener que contestar las mismas preguntas una y otra vez cada vez que realicemos el mismo tipo de escritura.

En la práctica, ¿Qué podremos hacer? .

Realizar un testamento común con solo indicarle el tipo, y el nombre de los hijos.

Realizar un poder a pleitos con sólo indicar el nombre del bufete de abogados.

Generar automáticamente prácticamente el 100% de una escritura de compra y segregación.

Introducir la hoja de condiciones de un préstamo y generar la hipoteca partiendo del modelo de minuta del banco.

Conocer todas las firmas pendientes de un oficial que no puede asistir al trabajo.

Notaría digital

Una n uev a época ha llegado a las Notarías con ayuda de novedosos elementos de tratamiento de imagen digital.

El tratamiento digital se impone día a día y acabará constituyendo una revolución tal como lo fue en su día la introducción de la fotocopiadora y el ordenador.

La digitalización pretende sustituir las funciones que actualmente realizan las fotocopiadoras y las máquinas de imprimir; y en algunos casos tales como el de las copias electrónicas, viene incluso o obligado por la propia actualización de la actuación notarial.

Los procesos que NOTIN.EVO actualmente se encuentra digitalizando:

Realización de copias simples y autorizadas con documentos unidos.

In dubitación automática con diligencias y cierre integrado:

Legitimación digital con autenticación integrada:

Matrices y copias con fotos digitalizadas para actas notariales.

Memorización de documentos de identidad y fotos:

En la automatización de los procesos mediante la digitalización se consigue:

Rapidez

Al ser procesos repetitivos y en muchos casos prácticamente definidos por el sistema, con la simple validación obtendremos los mismos resultados que antes se obtenían con la labor completa, en menos tiempo y sin desplazamientos entre varios elementos (impresora-fotocopiadora, impresora-, maquina de escribir- fotocopiadora, etc.).

Seguridad

El proceso es: una propuesta del sistema y una validación por parte del usuario, duplicándose así las medidas de seguridad.

Comodidad

Al realizarse el proceso completo en una sola plataforma, evita desplazamientos repetitivos, los trabajos se imprimen siempre completos y se evita tener que realizar composiciones, extravíos y se gana en orden y limpieza.

Moderno almacenamiento de información

Una segunda copia completa de protocolo electrónico digitalizado se realiza en el mismo tiempo que una primera copia.

Humanización del trabajo

Se eliminan trabajos repetitivos en los que es muy sencillo que se pierda la concentración.

Aumento de productividad y reducción de costes

Son consecuencias inmediatas del resto de las operativas.

Seguridad digital

Es posible escanear los documentos de identificación y asociarlos a la ficha del cliente para posteriores consultas. Se han mejorado los procesos, incluyendo además la lectura de información del propio documento y añadiendo a la base de datos de la Notaría.