Procesador de Textos en NOTIN .EVO

Nuestro procesador de textos está basado en Microsoft Word 2003.

A las ya excelentes cualidades de Word, hemos añadido una cuidada programación específica para la Notaria.

Independientemente de los desarrollos específicos, la característica mas importante es nuestra:

Generación automática de escrituras

Es sin duda, desde el principio, nuestro proyecto más ambicioso y nuestra clara distinción sobre el resto de los productos para Notarías.

El sistema genera automáticamente los documentos partiendo de los comparecientes, operaciones y fincas, seleccionando la minuta (modelo) adecuada - si pueden utilizarse varias, permite elegir la correcta- y volcando sobre ella dichos datos, con absoluto control de géneros, lo que nos evita tener que recorrer todo el documento realizando simples correcciones. Los documentos más sencillos se generan automáticamente al 100%, obteniendo en los más elaborados tasas de generación automática cercanas al 95%.

Proporciona un medio rápido y limpio para crear Escrituras, aprovechando el cien por cien de la información conocida y con seguridad en la exactitud de la información.

El sistema genera por sí solo las escrituras más comunes, proporcionando al usuario un documento muy avanzado en el resto de casos.

¿Cómo se utiliza?

1.- Se crea una ficha de seguimiento de la escritura, en la que se introducen los datos que se conocen de los otorgantes y de la operación -esta ficha es útil también para la obtención de presupuestos, para el control de citaciones y documentación aportada por los interesados-.

2.- Se genera la Escritura:

A. Si es fija -testamento, poderes, constitución de sociedad, etc.-, existen modelos inteligentes que completan prácticamente la escritura.

B. Si es variable -hipoteca de banco, modelo de ventas de edificio, etc.-, la escritura copiará el modelo, desarrollará todos los datos conocidos de la ficha de seguimiento y la ofrecerá al usuario para que la complete.

C. Podrá generar una escritura sin modelo, la cual incorporará los datos que se extraen de la ficha de seguimiento, realizando posteriormente la redacción a nuestro libre albedrío.

D. Podrá generar la escritura teniendo como modelo cualquier otra realizada en la Notaría, pero serán modificados automáticamente todos los datos variables que haya introducido, tales como los comparecientes, intervenciones, descripción de fincas, etc.

E. Podrá en la escritura o modelo, hacer referencia a variables, las cuales tomarán el valor correspondiente.

Ejemplo: podemos decir que TRANSMITENTE vende a ADQUIRENTE, y en la generación, dichas variables serán sustituidas por el el/los Adquirente/s que se han introducido en la ficha de seguimiento de la escritura teniendo en cuenta el sexo de estos y su condición de singular o plural.

3.- Si es necesario, se aplica el desarrollo automático de escritura, para evitar la repetición de los mismos datos por todo el documento, tener que indicar los folios en que se extiende, comprobar si existe espacio en último folio para las firmas, párrafos que se modifican dependiendo de si se ha realizado la petición de Nota al registro, o si se presentará la escritura en el registro.

4.- Se imprime la matriz, y la firma de la escritura, el documento queda protocolizado y archivado definitivamente.

5.- Indicamos al sistema cuántas copias simples y autorizadas deseamos; para cuándo, y el programa se encarga de su completa realización.

  ¿Qué no tendremos que hacer?

Recordar el nombre del modelo exacto que necesitamos para la escritura.

Buscar datos sobre clientes que hayan otorgado antes en la Notaría.

Buscar intervenciones de sociedades o de un apoderado de un banco o caja.

Buscar la descripción de una finca si conocemos su referencia registral o catastral, o el antiguo propietario, o buscar la escritura que se quedó a medias la semana pasada.

Tener que contestar las mismas preguntas una y otra vez cada vez que realicemos el mismo tipo de escritura.  

En la práctica, ¿Qué podremos hacer? .

Realizar un testamento común con solo indicarle el tipo, y el nombre de los hijos.

Realizar un poder a pleitos con sólo indicar el nombre del bufete de abogados.

Generar automáticamente prácticamente el 100% de una escritura de compra y segregación.

Introducir la hoja de condiciones del préstamo y generar hipoteca partiendo de la minuta del banco.

Desarrollos específicos creados para NOTIN.EVO

UNA ÓPTIMA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema organizado nos garantiza que el almacenamiento directo de los documentos no debamos de realizarlo nosotros, si no que lo gestione la propia aplicación. Esto es, no tendremos que preocuparnos nunca del nombre que le dimos a un documento, por que no se lo damos nosotros, sino que lo asigna directamente el aplicativo, pero ofreciéndonos sencillas y rápidas alternativas de localización del mismo, con lo que se consigue el fin básico de creación de un protocolo informático organizado y accesible.

DEFINICIÓN DE FORMATO PARA DOCUMENTO NOTARIAL

No tendrá que realizar ninguna acción para obtener 20 líneas en hojas impares y 24 en pares, esta función es completamente automática y en tiempo real. Podemos definir exactamente el formato deseado para nuestra escritura, predeterminando la fuente, tamaño de letra, espacio para el sello, márgenes y además podremos automatizar la conversión a nuestro formato automáticamente en todos los documentos que se visualicen.

GUIONADO AUTOMÁTICO

El programa realiza automáticamente el guionado hasta final de línea automáticamente y sin que tenga que mediar acción alguna por parte del usuario. Es posible configurar el guionado tras coma, punto y coma, etc.

BOTONES PARA ACCESO A FUNCIONES ESPECIFICAS MAS COMUNES

También podrá acceder a las funciones específicas para la Notaria mediante la pulsación de iconos, ahorrando tiempo en el aprendizaje y uso del programa.

ADMINISTRADOR DE CARPETAS

Utilidad para el fácil acceso a los archivos almacenados en distintas carpetas y su posterior utilización.

BILINGÜE

Transforma el documento a doble columna para su redacción en varios idiomas.

PROTOCOLIZACIÓN PARA VARIOS NOTARIOS

En Notarías compartidas, en el momento de la protocolización introduciremos automáticamente el nombre y apellidos del Notario o sustituto, además de la fecha y el número de protocolo.

CAMBIO DE CANTIDADES NUMÉRICAS A LETRA

Fechas, cantidades, unidades de medida, ... introducidas en número, serán desarrolladas en el documento con el formato más cómodo de lectura.

TRATAMIENTO DE MINUTAS

Todas las minutas pueden ser modificadas o sustituidas por otras de nueva creación, tan sencillamente como si de un documento se tratase; pudiendo incluso, generar una a partir de otra.

SISTEMA DE AYUDA PARA COTEJAR MINUTAS

Utilidad ideada para cotejar las nuevas minutas bancarias con las existentes en nuestra base de datos para proceder a su utilización o a su actualización.

AUTOMATIZACIÓN DE ESCRITURAS

Partiendo del texto desarrollado, y mediante la selección del icono correspondiente, se generaran automáticamente matriz, copias simples, autorizadas y cédulas de notificación.

GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN UNIDA

Será posible incorporar y almacenar la documentación unida a una matriz, para la inserción de estas a las copias simples o autorizadas pudiendo añadir o eliminar tantos documentos a incorporar se desee.

AUTOMATIZACIÓN DE IMPRESIONES

Es posible predeterminar el tipo de impresión por Notario, tipo de copia, impresora, bandeja, etc.

Se pueden establecer varios tipos de finales y establecer contadores de papel timbrado para poder incluir la numeración y serie de cada hoja en el propio documento sin necesidad de acceder a la impresora.

VARIABLES Y DESARROLLO DE DOCUMENTOS

La inclusión de variables dentro de la minuta, nos facilita la confección del documento.

Las variables nos aportan un sin fin de posibilidades que optimizan el proceso de redacción de la escritura aportando comodidad, rapidez y seguridad en los datos introducidos.

En el proceso de desarrollo podremos:

Repetir el nombre del adquirente en todos aquellos lugares donde introduzcamos una variable, conociendo además el valor de la ficha previa del asunto que se ha realizado.

Mostrar un cuadro de opciones en el que invite al usuario a elegir como se abonarán los gastos generados por la escritura, desarrollando un texto diferente según la opción elegida.

Definir párrafos que sean capaces de transformarse, aparecer en singular, plural, masculino, o femenino, dependiendo de la información inicial que hemos introducido.

Enviar la petición de Nota al registro y la posterior remisión sin tener que introducir datos adicionales.

Poder rellenar previamente una hoja de condiciones del préstamo, introduciendo las cantidades en formato numérico dentro de una sencilla tabla y que sea el sistema el encargado de redactar el texto.

DOCUMENTO DE INFORMACIÓN Y ANEXO

Es una práctica utilidad que hace posible anexar a una escritura otros dos tipos de documentos:

- El documento de información se crea para introducir toda la información adicional necesaria que nos puede hacer falta en el momento de la confección de la escritura, y siempre irá asociado a la misma aunque no se llegará a imprimir en ningún momento.

- El Anexo se crea introducir texto que se desea imprimir en el momento de realizar la copia. Generalmente se usa para guardar los estatutos de las sociedades, diligencias, etc.

FEAN, COPIAS ELECTRÓNICAS Y FICHEROS PDF

Incorpora NOTIN.NET Textos un completo módulo para tratamiento de ficheros electrónicos.

Es posible convertir cualquier documento a formato PDF.

Realiza la creación completa de copia electrónica, pudiendo incluir el sello Notarial.

Gestiona la petición de copias electrónicas y todas aquellas que están pendientes de enviar.

Generar una nueva copia electrónica adaptada a la ley de "Nueva empresa".

MINUTAS BASE Y BANCO DE MODELOS EN INTERNET

En la instalación inicial se incluyen un nutrido conjunto de minutas que el propio usuario podrá personalizar. Además, aquellas que sean susceptibles de modificaciones continuas, tales como las minutas de hipoteca, estarán soportadas por nuestro gabinete de apoyo que se encargará de realizar los cambios por usted, publicándolas en nuestra página Web, y siendo posible de visualizarlas desde el propio proceso de textos para estudiar las modificaciones realizadas.

SEGURIDAD EN DOCUMENTOS

Se establecen copias automáticas para perdidas accidentales de documentos y claves de uso.

Podemos proteger los documentos y minutas personales contra modificación de extraños.

Todas matrices quedarán protegidas contra modificación para conseguir seguridad en el protocolo electrónico .

PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL

Todos los documentos una vez firmados pasan a formar parte del protocolo electrónico, quedando protegido con su correspondiente clave, con el fín de poder acceder a ellos en cualquier momento para la realización de copias y o para la recuperación de información incluida en el texto.

Es posible realizar copia externa en CD o DVD.

UTILIDAD PARA LA SUBSANACIÓN DE MATRICES

En el caso de rectificación en el momento de la firma, la función de subsanación de matrices nos permite añadir o eliminar texto en el documento guardado y realizar automáticamente los cambios necesarios con el fín de que el protocolo electrónico almacenado sea una copia fiel y mantenga el formato original de la matriz firmada, a pesar de las rectificaciones que se hayan podido realizar sobre la marcha.

CIERRE AUTOMÁTICO DE MATRICES Y CREACIÓN DE COPIAS

Potente módulo que le permitirá automatizar esta fase de creación de documentos.

•  Generación automática de las reservas legales.

•  Generación del fin de la matriz, teniendo en cuenta el número de otorgantes, la cuantía y existencia de testigos o interprete, reservando espacio para la firma y añadiendo un folio si es preciso, para sellos del registro.

•  Generación automática de matrices, copas simples, autorizadas o cédulas de notificación partiendo del texto desarrollado.

•  Impresión del número de copias que se deseen con una sola orden.

•  Personalización del cierre de escritura, pie de copia autorizada, simple y cédula.

•  Impresión de la fecha de copia.

•  Opción de numeración de paginas.

•  Inserción de la nota de presentación de fax.

•  Inserción automática de pie de copia y cédula.

•  Inserción inteligente del sello de tasas.

•  Generación de nota de expedición de copia para impresión en la matriz.

PROCESO NORMAL DE EXPEDICIÓN DE UNA COPIA

La impresión de copias se encuentra totalmente automatizada, pudiendo realizarse desde la gestión como del proceso de textos.

Normalmente accedemos a la matriz del documento desde la ficha del protocolo y por su número.

En Notarías con varios Notarios, es el sistema el que se encarga de usar el papel de uso exclusivo notarial que le corresponde a cada Notario a la hora de imprimir tanto la matriz como la copia.

De la misma forma, si imprimimos una matriz o una copia autorizada, se seleccionará automáticamente la bandeja o impresora que contiene el papel de uso exclusivo notarial, y si realizamos una copia simple, la impresión se realizará en papel en blanco.

No necesita de la introducción de los números de los folios en los que se extiende la copia, ya que es el propio programa el que se encarga de sumar o restar el número de folio al imprimir cada uno de ellos.

El sistema se encarga de indicar en la escritura impresa el nombre y el símbolo del oficial que la ha realizado. Aviso automático de la necesidad de reposición de folios en las bandejas de las impresoras, para evitar el desperdicio de papel oficial.

En el caso de existir documentos unidos, el sistema nos invitará a introducirlos mediante cualquier tipo de escáner, siendo posible revisarlos y modificarlos posteriormente, una vez memorizados.

El pie de copia se genera automáticamente, añadiendo las anotaciones que deba de indicar atendiendo al tipo de escritura de la que se trate y a los procesos que se hayan realizado con la escritura tales como la petición de nota, presentación, envío de parte, etc.

Se completa la copia con el sello de tasas, debidamente relleno según la minutación posterior a la firma de la escritura que haya realizado el usuario encargado de la misma.

Podremos realizar la anotación completa en la propia matriz de la expedición de la copia al tener todos los datos necesarios y medios para realizar adecuadamente la anotación.

También obtenemos con la información de la que dispone el sistema y conjuntamente con la copia, la etiqueta para la carpeta, la impresión directa de la carpeta, un folio con una carátula para la copia simple, etc.

Si se desea, las copias ya se imprimirán selladas y con el sello de dirección de la Notaría.

No es necesario indicar que la copia ha sido realizada, ya que el sistema actualizará la base de datos con el número y el tipo de copias que se han realizado.

Lector inteligente de documentos

Para instalaciones en las que no se disponga de nuestro proceso de textos, o se desee un paso gradual al mismo, y dentro de la política general de adaptar nuestra informática a cualquier Notaría, se ha creado un sistema inteligente de recuperación de datos de escrituras que, solamente con indicarle el nombre de documento, lo analiza y extrae los datos mas relevantes sin , esta es su gran virtud, necesidad de añadir marcas ni campos al texto, que ralenticen el trabajo del oficial que realiza la escritura.

¿ Cómo se utiliza ?

1º A la hora de crear la ficha administrativa de un protocolo, bastará con darle el nombre del documento y el ordenador donde se encuentra.

2º El sistema extraerá del documento:

•  El número de protocolo.

•  La fecha de otorgamiento de la escritura.

•  El Notario firmante y el lugar de otorgamiento.

•  El Notario sustituto.

•  Todos los otorgantes que comparecen, junto con su tipo de comparecencia.

•  El concepto principal de la escritura

•  El valor declarado.

•  Y si lo desea:

•  Las intervenciones de las sociedades y sus representantes.

•  Las descripciones de las fincas.

3º El documento quedará protocolizado automáticamente en el archivo electrónico para los números del año, pudiendo posteriormente ser recuperado con la simple introducción del número de protocolo, para su localización posterior, impresión de copias, segundas copias, consulta, etc.